Lean, Six Sigma, TQM…le piège à éviter

Pourquoi beaucoup d’organisations sont pris dans l’immobilisme de l’approche par processus (TQM, Six Sigma, LEAN…)

Approche:
Depuis la formalisation de l’approche par processus par certains grands acteurs de la gestion comme Deming et Drucker, plusieurs organisations se sont appropriées de nouvelles méthodologies d’amélioration soutenant diverses approches. Que ce soit sous le couvert de

.Six Sigma,
.Lean enterprise ou
.Total Quality Management (TQM),

des approches qui ont toutes en commun l’objectif de réduire les gaspillages, leur application se fait toujours en accordance avec le principe d’identification des causes de base d’une problématique (root causes). Jusque là, ça va!

Visée:
Une approche par processus apportera aux analystes la dimension contectuelle du travail. C’est-à-dire que toutes les conditions dans lequelles le travail est réalisé seront analysées. On éviterra ainsi de focusser que sur l’individu ayant réalisé la tâche, ce qui à moyen terme devrait établir une confiance entre les gens et finalement accélérer l’ouverture de l’organisation relativement à l’amélioration. Vous aurez ainsi renverssé le sens d’un cercle vicieux vieux comme le monde. La génération de gaspillages causée par le masquage des erreurs. Finalement, il ne faut pas jeter le bébé avec l’eau du bain!

Problème:
L’utopie de l’approche systémique. À trop vouloir documenter les informations tacites (ce qui n’est pas formellement exprimé ou documenté), il est certain qui votre organisation soufrira d’immobilisme. Par exemple, si une solution viable a été définie par consensus mais n’est toujours pas appliquée par les responsables. Une direction affectée de ce mal utopique, tentera probablement de trouver une solution systémique au problème alors que celui ci est probablement d’un tout autre ordre. Ce n’est pas d’un système dont on a besoin mais de gens capables de se relever les manches!

Discipline ou motivation:
Selon une approche statistique de type Six Sigma, une activités est la transformation d’intrant(s) en extrant(s). Le contrôle des intrants et conditions de transformation permet l’atteinte de l’objectif. Si l’approche est intéressante pour comprendre un problème, peu importe sa nature, il en n’est pas toujours le cas pour identifier et implanter la solution. L’humain est une variables instable. Les conditions dans lesquelles il travail ne sont pas garantes de l’atteinte de l’objectif. L’humain évolue, se fatigue, est influencé, s’améliore, perds de ses capacités, dispose d’un potentiel d’énergies qui peut varier selon la situation, etc. C’est à ce moment que l’on doit absolument intégrer à notre raisonnement une appoche relationnelle. Celle-ci invoque des notions telles que le rapport de pouvoir, et l’associativité des objectifs. L’individu et l’organisation ne feront jamais totalement corps. Il y a donc place à la gestion. Selon le management moderne (ou l’approche processus), vous pourriez opter pour la motivation, ou bien selon l’approche managériale, vous pourriez opter pour la discipline. La réponse se retrouve entre les deux. Selon moi, vous devrez utiliser les deux en même temps. Selon votre contexte et l’évolution du dossier, vous devrai mettre de l’emphase sur une en particulier. Basé sur mon expérience des enjeux de rendement, je crois que nous devons mieux exploité la discipline. C’est-à-dire que bien formatée, elle peut être source de motivation du au fait qu’une attention est portée à l’individu. Par contre que cette attention à un prix, la conformité aux attentes.

Je crois que la gestion sans discipline est impossible lorsque les objectifs sont élevés, que les moyens et les marché sont limités, que le temps presse et que le système de travail est principalement basé sur des gens qui ont des craintes, besoins et désirs diférents.

Si vous avez la chance d’oeuvrer dans un milieu où certains des éléments de ce cocktail sont absent, alors vous aurez la chance d’oeuvrer sans coercition. Puisque cette situation est convoitée, elle a un prix, vous devrai donc être performant pour travailler ou gérer dans ces conditions. L’élément de réflexion est alors le suivant, si vous avez atteint cet état de plénitude, est-ce parce que d’autres avant vous ont du faire ce travail de discipline et que les comportements souhaitez sont maintenant intégrés à la culture?

Je développerai davantage dans un prochain article sur l’utilisation de la discipline au travail.

Je vous invite à consulter ce video ludique sur la discipline au travail. Elle ne synthétise pas ma pensée, mais fait tout ed même rire et réfléchir.

Salutations

Patrick Jetté, ing.
Conseiller stratégique
Président Consultation LEV-OP Consulting
pjette@lev-op.com

Management…Dirigez vous vraiment?

On veut tous être libre de choix, mais faire des choix nous embête. Êtes-vous un bon dirigeant pour votre vie? …pour votre organisation?
Je veux faire le choses à ma façon! Comme tout le monde, je veux influencer le cours de ma vie et possiblement celle des autres afin d’améliorer ma situation, ou du moins, la sécuriser et du même coup améliorer la vie des gens qui me sont chers.

Si vous êtes dans cette situation et que vous souhaitiez diriger, améliorer votre expertise de direction ou encore guider une personne dans son cheminement, voici quelques éléments de rélexion.

Diriger c’est assumer une responsabilité. Pour diriger, il faut:
. savoir où l’on veut aller (objectifs),
. avoir une idée des chemins pour s’y rendre et
. être capable d’obtenir les moyens pour y arriver.

Si le chemin a déjà été visité, vous ne dirigez pas, vous gérez.

Tous ces échanges sur la direction sont toujours noyés par l’ambition d’améliorer son sort. Je reviens souvent à la base dans ces discussions pour identifier si premièrement la personne dirige sa vie. Je ne parle pas ici d’équilibre, une notion variable qui n’a rien à voir avec la direction. Diriger sa vie c’est faire des choix et accepter les avantages et inconvénients correspondants.

J’expose la personne à une situation où elle aurait à faire un choix qui aurait un impacte important sur sa vie. Cette mise en situation n’est pas pour définir si elle est un bon dirigeant ou dirigeant potentielle mais pour comprendre certaines notions de direction. Le sujet a l’avantage de faciliter l’introspection. La situation est la suivante:

Avez-vous des objectifs financiers?

Oui ou non? Si oui lesquels?…

Si maintenant ont double ces objectifs (peutêtre que la stratégie actuelle est suffisante, alors il faut doubler) quelle est votre stratégie?

Vous découvrez qu’il est possible d’obtenir la somme complète des revenus de toute votre carrière dès aujourd’hui (une boule de cristal nous donnerait le chiffre exact de vos augmentations salariale). Prenez-vous l’argent ou un salair bi-mensuel?

Réponses et analyses:
.Plusieurs ne voient pas la différence. De toute évidence, la personne n’aurait pas la connaissance financière requise pour complètement diriger sa vie dans une économie de marché.

.Plusieurs répondent non car ils ont peur de leurs impulsions consommatrices et ainsi de risquer de manquer un jour d’argent. Ceux là n’ont pas développé les mécanismes d’auto-régulation. Ce sont les structures et les événements qui régissent leur vie.

.D’autres répondent non car ils n’ont pas confiance en l’avenir et ont peur que leur décision d’investissement ne soit pas bonnes. Ils ont alors un manque de connaissance et un manque de confiance en eux puisqu’il leur serait possible d’acquérir les connaissances requises à la réduction du risque au point de le rendre plus faible que le maintien de leur emploi ou de la croissance économique mondiale.

Même si cela est très sommaire comme analyse, l’échange est souvent porteur et révélateur du niveau de responsabilité dont que l’on souhaite prendre sur sa vie et celle des autres.

Il est clair pour moi que l’on peut diriger de façon naturelle ou en toute connaissance de cause. Ce petit article se veut une introduction à une réflexion plus profonde sur la ce qu’est la direction.

Au plaisir d’obtenir vos commentaires

Patrick Jetté, ing.
Conseiller stratégique
Consultation LEV-OP Consulting
pjette@lev-op.com

Gestion…Motiver ou discipliner?

Vous êtes le patron de travailleurs de la connaissances. Ceux-ci ne performent pas comme la situation le demande. Que faire… motiver ou discipliner?
Les gens motivés ont des objectifs et se disciplinent pour les obtenir. Cette discipline est le résultat d’un état d’esprit positif relatif aux efforts à déployer. Ces gens sont donc prêt à souffrir plus que la moyenne des gens pour obtenir davantage que les autres. Et oui, la motivation est une notion relative. Donc soyez conscient qu’ aussi motivé que vous soyez, vous pourriez faire parti d’un groupe dans lequel vos comportements ne seraient pas reconnus comme tels. Par exemple, un groupe de travail où des gens sans obligation familiales interagiraient ensemble pendant plus de 80h par semain (travail, 5 à 7, loisir, communications, etc.). Relevez-vous le défis?

Beaucoup de gestionnaires s’attendent à ce que les gens se motivent d’eux-même. Et bien… si ce n’est pas le cas, vous avez deux choix. En parler ou agir. L’humain est complexe et ne réalise qu’une partie de sa vie au travail. Alors, vous n’êtes pas en contrôle et ne le serai jamais dans notre système social.

Premièrement, requestionnez vos attentes (le niveau d’effort et d’engagement requis), si elles sont justifiées par la situation (modèle d’affaire) et qu’un effort supplémentaire doit être fourni, engagé vous personnellement dans le dossier. Dans bien des cas, les systèmes ne peuvent réussir, seul l’humain le peut. Passer à l’action demande de quitter la conceptualisation du problème et d’interagir avec l’individu. Le niveau de votre intelligence intellectuelle sera mis à l’épreuve. Vous devrez donc doser courage et respect. Motiver c’est influencer et influencer c’est utiliser le pouvoir que les autres vous donnent sur leur personne. Un bon dirigeant et un bon gestionnaire se distinguent souvent par leur habiletés d’influence(leadership).

Vous n’avez pas toujours une carotte à supplémentaire à offrir…
L’employé à une relation de pouvoir importante avec le fonctionnement et le développement de l’organisation…
Il vous faut motiver
vous devez donc faire cheminer l’employé. Vous devez l’influencer afin qu’il trouve un objectif à l’intérieur de la situation actuelle. Si il n’y a rien de positif à obtenir pour améliorer sa situation à court, moyen ou long terme, il n’y a aucune chance qu’il déploie le niveau d’effort attendu.

Vous avez accompagné l’employé mais le cheminement ne se fait pas dans le temps et les moyens disponibles…
Il vous faut encore motiver
Questionnez vos habiletés et le temps investi. Penssez également à ce que vous risquez de perdre, à tolérer le faible niveau de résultat. Penssez également au temps qui sera requis pour remplacer l’employé. N’oubliez pas de ”challenger”. Tentez la confrontation, finalement, il s’agit d’une perception appuyé de certains faits, si vous n’interagissez pas, vous ne connaitrez pas les raisons pour lesquelles la personne à défini sa zone d’effort à ce niveau.

Vous avez investit le temps et les efforts mais vous ne ressentez pas l’engagement souhaité
Il vous faut discipliner
Certains employés ne réagissent que sous la menace de perdre leurs actifs (reconnaissance, position, salaires, bonis, etc.). Il s’agit d’une étape où des comportement précis seront définis. Finalement vous tenterai d’exiger. Fait dans le plus grand respect, vous avez toujours une chance que le tout se transforme en motivation. Comme vous le savez, la discipline se fait idéalement par gradation.

Patrick Jetté, ing.
Conseiller stratégique
Consultation LEV-OP Consulting
pjette@lev-op.com

Collaboration…votre organisation est-elle intelligente?

Comptez-vous sur vos systèmes ou sur les travailleurs de la connaissances de votre organisation pour assurer que tous les efforts déployés soient intelligents?
D’excellents outils permettent la synthèse d’une masse d’information.  Ceux-ci, surtout présents dans la grande entreprise, sont utiles et plus particulièrement lorsque les bases de données sont de qualité (intégrité de l’information), la plus grande part de l’intelligence de l’entreprise ne s’y retrouve parcontre pas. 

Quelle intelligence??
Cette intelligence est développée au travers des multiples problématiques résolues, des projets réalisés ainsi que des activités de veille de votre personnel.  Il ne faut pas la confondre avec le registre des bonnes pratiques et les systèmes qualité.  On parle ici de synthèses permettant l’innovation, le développement ainsi que l’amélioration.  L’intelligence d’affaire était au paravant réservé aux dirigeants, mais il est maintenant clair que la force de synthèse d’un grand groupe est beaucoup plus grande que celle d’un petit.  Par contre faut-il savoir la générer et l’utiliser.

Problème:
Cette intelligence est difficilement documentable et consultable.  Elle fait partie du quotidien des travailleurs de la connaissance, mais ceux-ci, sont depuis toujours rénumérés pour les résultats de cette intelligence et non pour la documenter et la partager.  De plus, elle représente le premier lien de pouvoir entre ce type d’employé et l’organisation.  Il n’est donc pas surprenent que la plupart des entreprises ne possède pas de système (méthodologie, technologie) qui permet l’utilisation de ce capital de connaissance.

Solution:
Elle est à la fois technologique, méthodologique et managériale. 

De nouvelles technologies facilitent la captation, la recherche et la consultation de l’information.  Il n’y a pas de doûte que l’année 2007 est riche en innovation technologique du côté des applications informatiques et des télécommunications.  Il demeure par contre difficile de trouver sur le marché des applications simples à utiliser et conçues pour gérer cette connaissance au travers des activités quotidiennes actuelles.  On se doit de mettre beaucoup d’énergie et utiliser des ressources expertes.

Pour gérer cette intelligence efficacement et efficiemment, différents éléments méthodologiques sont requis.  Par exemple, un langage commun.  Pourriez-vous comprendre une note en japonais?  Alors comprendre la note d’un collègue ayant une définition différente de vous du mot planification ne l’est davantage.  Je dirais même que vous risqué danvantage dans le deuxieme cas, car vous pourriez être mené sur une mauvaise piste.  De plus, une série de bases architecturales doivente être mises en place dès le départ, sans trop exagérer (à discuter dans un autre article) afin de faciliter les activités de création, d’utilisation et de gestion de cette intelligence.  En fait, la rendre facilement accessible.

Culturellement, de nouveaux comportements devront être fortement reconnus.  Donneriez-vous votre stratégie d’affaire à vos compétiteurs?  Soyez certain que la compétition existe dans votre organisation.  Alors diverses stratégies doivent être déployées pour favoriser la collaboration.

Beaucoup de travail, mais pour des gains très importants au niveau de l’innovation, du développement et de la productivité.

Patrick Jetté, ing.
Conseiller stratégique
Consultation LEV-OP Consulting
pjette@videotron.ca

Collaboration et Innovation dans l’Entreprise 2.0…des applications à adopter, non à déployer

Afin d’accélérer l’innovation, le développement et l’amélioration, les organisations souhaitent mettre en valeur leur capital humain.

Des applications facilitant la colloboration sont maintenant disponibles.  Celles-ci se sont inspirées du mouvement Web 2.0.  C’est-à-dire que l’utilisateur n’est plus seulement qu’un consommateur de contenu généré par une entité centrale, il peut maintenant générer du contenu qui sera consulter par d’autres utilisateurs.  Les sites tels que MySpace et Youtube en sont de bons exemples.  Le mouvement est en cours d’adoption par les organisations qui y voient une solution au silos d’information non transactionnelle (information non chifffrée riche en connaisances – ex: perception du bon fonctionnement d’un service, d’un équipement ou encore d’une procédure).  Il s’agit de la philosophie Entreprise 2.0.

La différence (pull vs push):
Contrairement à d’autres systèmes de gestion de l’information, ces applications ne doivent pas être systématiquement déployés suivant les bonnes pratiques de gestion de projets technologiques.  Ces application collaboratives doivent être adoptées par les communautés de pratiques et se déployer de façon virale aux autres communautés présentes dans l’organisation.

Après tout, on cherche à capter la synergie des connaissances de l’organisation.  Il s’agit d’un exercice principalement culturel et non technologique.  Forcer une synergie demeure impossible.  Alors déployer une solution informatique collaborative (ex: collecte, analyse, modélisation, paramétrisation, tests et mise en service) au lieu de créer le phénomène d’adoption, c’est en quelque sorte forcer une amitié se concrétiser…ça ne fonctionne pas!
 
Patrick Jetté
Conseiller Stratégique
Consultation LEV-OP Consulting
pjette@lev-op.com